Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del sitio web https://arborainbox.com/ y el software Arbora Imbox es la agencia digital ClickSólido, sociedad constituida y domiciliada en Colombia, con canal oficial de contacto comercial y de protección de datos en el teléfono WhatsApp +57 333 240 2943.

2. Principios Rectores del Tratamiento

En estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos en Arbora Imbox se rige bajo los principios de:

• Legalidad: Tratamiento sujeto a las disposiciones constitucionales y legales de Colombia.
• Finalidad: Los datos se recaban con propósitos legítimos, comerciales y técnicos conocidos y autorizados por el titular.
• Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transparencia: Garantía de acceso en todo momento a la información sobre los datos recopilados.
• Seguridad y Confidencialidad: Empleo de medidas técnicas y administrativas para prevenir adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.

3. Roles en el Tratamiento de Datos

Para efectos de la legislación de protección de datos, se distinguen dos categorías claras:

• Datos del Suscriptor / Cliente Directo (Arbora Imbox como Responsable): Nombre del representante o contacto, número telefónico de WhatsApp, correo electrónico corporativo, razón social y datos para facturación. Estos datos son utilizados para gestionar el contrato de suscripción, proveer soporte y enviar comunicaciones operativas.
• Datos de los Contactos del Suscriptor en el CRM (Arbora Imbox como Encargado): Toda la información de prospectos y clientes que el suscriptor gestiona a través de los chats de WhatsApp, Instagram, Messenger y correos corporativos Gmail. El suscriptor es el Responsable único de dicha base de datos, mientras que Arbora Imbox actúa exclusivamente como proveedor de la plataforma tecnológica encargada del almacenamiento y sincronización en la nube.

4. Declaración Expresa de Datos Recopilados y Datos que NO Recopilamos

En concordancia con el principio de minimización de datos, declaramos con total transparencia la naturaleza de la información tratada:

A. Datos que SÍ recopilamos y procesamos:

• Datos de cuenta y facturación del suscriptor: Nombre completo, razón social, documento de identidad o NIT, número de teléfono/WhatsApp corporativo, correo electrónico, comprobantes de pago y credenciales cifradas para el acceso seguro a la plataforma.
• Datos técnicos estrictamente operativos: Dirección IP temporal para verificación de seguridad de sesión, registros de conexión y logs de diagnóstico del servidor indispensables para prevenir accesos no autorizados y asegurar la continuidad operativa del servicio.
• Información operativa de mensajería: Textos, notas internas, etiquetas comerciales y datos de contacto que los asesores del suscriptor gestionan voluntariamente dentro de la plataforma multiagente para la atención al cliente.

B. Datos que NO recopilamos ni almacenamos indebidamente:

• NO recopilamos datos personales sensibles de los usuarios finales: No recolectamos información médica, datos de salud, datos biométricos, origen racial, convicciones religiosas, opiniones políticas ni números de tarjetas de crédito o débito de los clientes de nuestros suscriptores.
• NO recopilamos datos mediante espionaje o rastreo oculto: No implementamos software espía, keyloggers ni herramientas de seguimiento invasivo en los dispositivos de los usuarios.
• NO comercializamos bases de datos: No vendemos, no alquilamos, no transferimos con fines publicitarios ni monetizamos bajo ningún concepto las bases de datos de clientes ni el contenido de los chats de los suscriptores. La información pertenece de manera privativa al suscriptor.

5. Uso de Inteligencia Artificial (IA) en el Desarrollo de Software

En cumplimiento con los más altos estándares de transparencia técnica, informamos que en el diseño, programación, refactorización, pruebas de calidad y soporte de ingeniería de la plataforma Arbora Imbox, el equipo de desarrollo de ClickSólido emplea herramientas de Inteligencia Artificial (IA) generativa y modelos de lenguaje como asistencia de programación.

Dejamos constancia expresa de que estas herramientas de IA se utilizan de forma exclusiva sobre el código fuente en entornos aislados de desarrollo y NUNCA tienen acceso, lectura, entrenamiento ni interacción con las bases de datos, historiales de chat, credenciales o datos personales reales de los usuarios y clientes de Arbora Imbox.

6. Terceros Proveedores que Procesan o Utilizan Datos

Para garantizar la prestación técnica, alta disponibilidad y seguridad del servicio, Arbora Imbox interactúa con los siguientes terceros proveedores de infraestructura y tecnología:

• Meta Platforms, Inc. / WhatsApp LLC: Infraestructura técnica para la transmisión, envío, recepción y sincronización de mensajes a través de los protocolos de WhatsApp, Instagram y Messenger.
• Proveedores de Infraestructura en la Nube y CDN (Cloudflare Inc., Servidores Cloud/VPS de alta velocidad): Para el alojamiento seguro de la plataforma, mitigación perimetral de ataques DDoS, cifrado SSL/TLS de 256 bits y enrutamiento seguro de paquetes.
• Proveedores de Modelos de Inteligencia Artificial (OpenAI Inc., Google Cloud AI / Anthropic): Exclusivamente en las cuentas o planes (como el Plan Premier) donde el suscriptor active el módulo de Chatbot con IA o herramientas inteligentes de soporte; el texto de la consulta es procesado mediante APIs empresariales seguras sin que los datos se utilicen para entrenar modelos públicos.
• Google LLC (Google Calendar, Google Drive y Gmail OAuth APIs): En caso de que el suscriptor active voluntariamente la sincronización de agenda para citas comerciales, catálogos en Drive o la bandeja de correo corporativo Gmail.
• Entidades Bancarias y Pasarelas de Pago: (Bancolombia, Nequi, Daviplata, PSE) para la verificación y conciliación de los pagos de suscripción e instalación en Colombia.

7. Finalidades Específicas del Tratamiento

Los datos personales facilitados serán tratados exclusivamente para los siguientes propósitos:

• Habilitar el acceso a la plataforma web multiagente y vincular las líneas de WhatsApp mediante sesión de código QR.
• Generar y remitir periódicamente las copias de seguridad automatizadas (.csv / .json / base de datos) directo al correo electrónico del suscriptor conforme a su plan contratado.
• Brindar soporte técnico comercial, resolver incidencias operativas y coordinar capacitaciones del equipo de asesores.
• Emitir la facturación y comprobantes de pago de instalación y mensualidad en pesos colombianos (COP).
• Sincronizar de forma bidireccional los eventos y citas comerciales con la cuenta autorizada de Google Calendar.

8. Seguridad de la Información y Almacenamiento en la Nube

Toda la información transmitida entre el navegador web del usuario y nuestros servidores viaja cifrada mediante protocolos seguros SSL/TLS (HTTPS) de 256 bits.

La infraestructura en la nube cuenta con firewalls, aislamiento de entornos por cliente, copias de seguridad redundantes y controles de acceso restringido para evitar cualquier tipo de fuga de información.

9. Derechos de los Titulares (Habeas Data)

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la ley de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión definitiva de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Derecho al Olvido y Borrado Definitivo de Data a Petición del Usuario

Cualquier usuario, suscriptor o titular de datos tiene el derecho absoluto e irrestricto de solicitar el borrado total, definitivo e irreversible de toda su información almacenada en nuestros servidores en cualquier momento.

Esto incluye la eliminación de registros de cuenta, credenciales de acceso, historiales de conversaciones procesadas en el CRM, contactos asociados y copias de seguridad alojadas en nuestros sistemas.

Procedimiento para solicitar la eliminación de datos:

• El titular debe enviar su solicitud de supresión a través de nuestro canal oficial de WhatsApp (+57 333 240 2943) o por los canales oficiales de soporte, indicando el número de cuenta o línea telefónica vinculada.
• Una vez confirmada la identidad del titular, el equipo técnico ejecutará la purga y destrucción permanente de los datos en un plazo máximo de cinco (5) a diez (10) días hábiles.
• Se remitirá una confirmación formal al usuario certificando la eliminación segura e irreversible de su información (salvo aquellos comprobantes contables y fiscales que deban conservarse por mandato legal tributario colombiano).

11. Procedimiento para Consultas, Actualizaciones y Reclamos

Los titulares de datos que deseen ejercer sus derechos de consulta, rectificación, cancelación, supresión o revocatoria de autorización, pueden remitir su solicitud indicando su nombre completo, número de documento, descripción del requerimiento y canal de contacto a:

• Canal WhatsApp Oficial de Soporte: +57 333 240 2943
• Portal Web Oficial: https://arborainbox.com/
• Agencia Matriz: ClickSólido (clicksolido.com)

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En caso de reclamos sobre corrección o supresión de datos, el término de respuesta será de máximo quince (15) días hábiles.

12. Vigencia y Actualizaciones

La presente Política de Privacidad rige a partir de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras subsista la relación comercial con el suscriptor o la necesidad operativa de conservación de registros legales y contables. Cualquier cambio sustancial en estas políticas será notificado a través de nuestro sitio web oficial.